Beranda > SIA > Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

A. Sistem Pemrosesan Pembelian

Langkah-langkah kegiatan yang membentuk sistem pembelian:

  1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan.
  2. Proses pembelian yang menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian. Informasi ini dikirimkan baik ke pemasok maupun ke tempat pemrosesan Utang Dagang (UD).
  3. Setelah periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok. Barang yang diterima diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko-toko atau gudang.
  4. Informasi tentang bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan persediaan.
  5. Proses Utang Dagang (UD) menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi ini dengan informasi lainnya yang telah dikompilasi untuk transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa yang akan datang.
  6. Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total dalam kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total dalam persediaan).

B. Sistem Pembelian Manual

Sistem pembelian secara manual dapat diterapkan pada perusahaan manufaktur dan retail.

  • Kontrol Persediaan.  Kontrol persediaan memonitor dan mencatat tingkat persediaan barang. Ketika persediaan jatuh sampai titik pemesanan kembali yang sebelumnya telah ditentukan, petugas administrasi menyiapkan permintaan pembelian. Salinan permintaan pembelian pembelian dikirimkan ke departemen pembelian, utang dagang yang disimpan di penundaan utang dagang, petugas administrasi kontrol persediaan disimpan di file permintaan pembelian terbuka.
  • Departemen Pembelian. Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, mensortir mereka menurut pemasoknya, dan menyiapkan pesanan pembelian (PP) majemuk untuk setiap pemasok. Salinan PP dikirimkan ke kontrol persediaan, bagian UD, departemen penerimaan, dan pemasok sebanyak dua buah.
  • Penerimaan. Kebanyakan perusahaan menghadapi jeda waktu antara waktu menempatkan pesanan dan menerima persediaan. Perhatikan bahwa tidak ada peristiwa ekonomi yang muncul. Oleh karena itu, perusahaan membuat jurnal memo untuk penundaan penerimaan dan kewajiban persediaan.
  • Departemen Utang Dagang.  Petugas administrasi utang dagang merekonsiliasi informasi keuangan dengan dokumen file penundaan, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan memposkan ke akun pemasok dalam buku besar utang dagang. Setelah mencatat kewajiban, petugas administrasi UD mentransfer semua dokumen sumber ke file utang dagang terbuka.
  • Departemen Buku Besar.  Departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen utang dagang dan rangkuman akun dari kontrol persediaan. Petugas administrasi buku besar memposkan voucher jurnal ke akun persediaan dan utang dagang dan merekonsilisasi akun kontrol persediaan dan rangkuman buku besar persediaan.

C. Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian.  Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

Arus informasi dan sumber daya dasar dari sistem pengeluaran kas terdiri atas tiga proses:

  1. Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran.
  2. Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok.
  3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar.
About these ads
  1. Belum ada komentar.
  1. No trackbacks yet.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: